Документы

Кому адресовано: HR-специалистам и администраторам, настраивающим документооборот.

​

Как устроены документы

В системе пять «кирпичиков». Каждый следующий опирается на предыдущие — поэтому и осваивать их удобно в этом порядке:

• Бланк — фирменная обёртка документа: шапка и футер с логотипом и реквизитами. Один бланк — во многих документах.
• Сниппет — готовый блок текста (реквизиты, стандартная оговорка), который вставляется в шаблоны.
• Шаблон — тело документа: текст + переменные + сниппеты, обёрнутые в бланк.
• Тип документа — рабочая единица: привязывает шаблон, задаёт доступ и свойства. По типу сотрудники создают документы. Типы сгруппированы в категории.
• Политика — по типу или категории подбирает маршрут согласования и подписания.
• Порядок настройки: бланк → сниппеты → шаблон → тип документа (внутри категории) → политика. Дальше — каждый шаг с примерами.

​

1. Бланки

Что это и зачем. Бланк — это «рамка» документа: то, что печатается сверху (шапка) и снизу (футер) на каждой странице, независимо от содержания. Обычно это логотип, название и реквизиты компании. Бланк нужен, чтобы все документы выглядели единообразно и фирменно, без вставки шапки вручную. В конструкторе бланка две зоны, разделённые линией «Содержимое документа»: над линией — шапка, под линией — футер. Тело документа из шаблона подставится между ними. Как создать. «Настройки» → «Документы» → «Шаблоны» → вкладка «Бланки» → «Создать бланк». Введите название бланка вверху (например, «Фирменный бланк ТОО»). В верхней зоне (шапка) вставьте «Название юрлица» (и при необходимости «Логотип юрлица») через @ или кликом по панели справа. В нижней зоне (футер) наберите реквизиты: текст «БИН:» и переменную «БИН», «Адрес:» и «Юридический адрес» — каждую через @. Нажмите значок сохранения (дискета), затем «Опубликовать» — кнопка станет зелёной «Опубликован». Пример: реальный бланк Ниже — настоящий бланк, собранный в сервисе. В шапке — переменная «Название юрлица», в футере — реквизиты с переменными «БИН» и «Юридический адрес». Серая линия «Содержимое документа» — это место, куда подставится тело документа из шаблона. После публикации бланк появляется во вкладке «Бланки» со статусом «Опубликован»: Связь: готовый бланк затем выбирается в шаблоне (вкладка «Бланки») и применяется к типам документов. Только опубликованный бланк доступен для выбора.

​

2. Сниппеты

Что это и зачем. Сниппет — сохранённый кусок текста, который часто повторяется: реквизиты компании, оговорка о конфиденциальности, типовая формулировка. Пишете один раз — вставляете в любые шаблоны. Изменится формулировка — поправите сниппет, и обновятся все шаблоны с ним. Как создать. Вкладка «Сниппеты» → «Создать сниппет». Введите название (например, «Реквизиты компании») и при необходимости категорию. Наберите текст; вставьте переменные через @: введите «@» и начните печатать название (без пробела), затем выберите переменную и форму — обычно «Без языка». Нажмите значок сохранения, затем «Опубликовать». Пример: реальный сниппет Вот настоящий сниппет «Реквизиты компании»: обычный текст и переменные-подстановки (синие плашки) идут вперемешку. Создаёте один раз — вставляете в любые шаблоны, а значения подтянутся автоматически. Опубликованный сниппет появляется в списке вкладки «Сниппеты»: Связь: сниппеты вставляются в шаблоны через вкладку «Сниппеты» в редакторе шаблона. Доступны только опубликованные сниппеты.

​

3. Шаблон

Что это и зачем. Шаблон — заготовка конкретного документа (приказ, заявление, договор). Собирается из трёх вещей: обычного текста, переменных (подставляют данные) и сниппетов (готовые блоки), а сверху оборачивается в бланк. Благодаря шаблону однотипные документы создаются за секунды. Справа три вкладки, через которые шаблон и собирается:

• Переменные — поля, которые подставятся автоматически (Документ, Юрлицо, Сотрудник). Вставка по @ или кликом.
• Бланки — выбор бланка-обёртки («Без бланка» или ваш).
• Сниппеты — поиск и вставка готовых блоков.

Как создать. Вкладка «Шаблоны» → «Создать шаблон». Введите название шаблона. Наберите текст; вставляйте переменные через @. На вкладке «Бланки» выберите бланк-обёртку. На вкладке «Сниппеты» вставьте нужные блоки. Нажмите «Опубликовать». Важно: привязка к типу документа доступна только после публикации (ссылка «Настроить» вверху). Сначала опубликуйте шаблон, затем подключите его к типу. Дальше — главное: сердце шаблона — это переменные. Им посвящены следующие пять разделов: как они устроены, какие бывают типы, как настроить переменную и переводы, как создать свою и как собрать из них группу полей.

​

Переменные: как они работают

Что это. Переменная — это «умное поле» в шаблоне: вместо того чтобы вписывать ФИО, БИН или дату руками, вы ставите переменную, а система подставляет нужное значение в момент создания документа. Один шаблон с переменными работает для всей компании: у каждого сотрудника подставятся его собственные данные. Откуда берутся значения. Все переменные собраны в панели справа (вкладка «Переменные») и разбиты на группы по источнику данных:

• ДОКУМЕНТ — свойства самого документа: «Номер документа», «Дата документа», «Тема».
• ЮРЛИЦО — реквизиты компании из «Организации»: «Название юрлица», «БИН», «Город», «Юридический адрес», «Банк», «БИК», «Расчётный счёт», «Логотип юрлица».
• СОТРУДНИК — данные человека, на которого оформляется документ: «ФИО сотрудника», «Должность», «Подразделение», «ИИН» и т. д.
• РУКОВОДСТВО — «ФИО руководителя юрлица», «Должность руководителя юрлица», «ФИО непосредственного руководителя», «Должность непосредственного руководителя».
• СВОИ ПЕРЕМЕННЫЕ — поля, которые вы создаёте сами (см. раздел «Своя переменная»).

Два способа вставить переменную:

• Через @ — поставьте курсор в тексте, нажмите @ и сразу, без пробела, начните печатать название — список отфильтруется. Выберите переменную, затем форму (обычно «Без языка»). Удобно прямо по ходу набора.
• Кликом по панели — нажмите на название переменной в панели справа, и она вставится в место курсора. Подсказка вверху так и гласит: «Нажмите на название чтобы вставить в документ».
• Важно про @: печатайте название переменной сразу после «@» без пробела. Если поставить пробел, подсказка закроется и «@ФИО» останется обычным текстом.

Как это выглядит. Вставленная переменная превращается в синюю плашку — это и есть подстановка. В примере ниже в текст приказа вставлены две переменные, «ФИО сотрудника» и «Должность сотрудника»; при создании документа они заполнятся данными конкретного сотрудника: Три вкладки панели помогают держать переменные под контролем:

• Все — полный каталог доступных переменных по группам.
• Добавленные — только те, что уже стоят в этом шаблоне (рядом число — сколько их). Быстрый способ проверить, что вы вставили.
• Предпросмотр — показывает, как шаблон будет выглядеть с подставленными значениями.
• Зачем это нужно: переменные превращают статичный текст в шаблон, который сам заполняется данными из «Организации» и карточки сотрудника. Меняются данные — обновляется документ, переписывать шаблон не нужно.

​

Типы переменных

У каждой переменной есть тип — он определяет, что и как в неё можно ввести. Тип задаётся у своих переменных (для системных он уже выставлен). Чтобы открыть редактор типа, нажмите на иконку настроек справа от переменной — раскроется панель с чипами типов: Доступные типы:

• Текст — обычная строка: ФИО, название, номер. Тип по умолчанию, подходит для большинства полей.
• Число — только числовое значение (количество, сумма, ставка). Позволяет использовать поле в расчётах.
• Формула — вычисляемое поле: значение считается автоматически на основе чисел и других переменных (например, итоговая сумма). Заполнять вручную не нужно.
• Дата — выбор даты из календаря; значение хранится как корректная дата (дата приказа, дата начала работы).
• Выбор — выпадающий список из заранее заданных вариантов. Удобно, когда значение должно быть строго из набора (вид приказа, основание, статус) — исключает опечатки.
• Файл — вложение: к документу прикрепляется файл (скан, приложение).
• Многострочный текст — длинный текст в несколько абзацев (основание, описание, примечание), в отличие от однострочного «Текст».
• Как выбирать тип: берите самый строгий тип, который подходит под смысл поля. «Выбор» вместо «Текст» там, где значений ограниченный набор, и «Дата»/«Число» вместо «Текст» для дат и сумм — так документы заполняются быстрее и без ошибок.

​

Настройки переменной и переводы

Кроме типа, у переменной есть параметры поведения и блок переводов — они задаются в том же редакторе под чипами типов. Параметры заполнения

• Обязательное — без заполнения этого поля документ нельзя создать. Включайте для критичных полей (ФИО, номер, дата).
• • Подсказка — короткий текст-пояснение, который видит сотрудник при заполнении («Введите номер по журналу регистрации»). Помогает заполнять правильно.
• • По умолчанию — значение, которое подставится автоматически, если поле не изменили (например, город по умолчанию). Экономит время на типовых документах.

Переводы (Русский / Қазақша / English) Блок «Переводы» позволяет вести один документ на трёх языках. Переключатели Русский, Қазақша, English включают языки, на которых будет доступна переменная, а кнопки RU / KK / EN под ними отвечают за языковые формы — переводы названий и падежные формы (склонения). Включите нужные языки переключателями — переменная станет доступна в этих языковых версиях документа. Через RU / KK / EN задайте перевод и формы слова для каждого языка — здесь подключаются падежи и склонения. Источник форм — раздел «Организация → Языки» (Падежи, Переводы): то, что заведено там, используется при подстановке. Связь с «Языками»: переменные вставляются в нужном языке, а формы склонения берутся из «Организация → Языки». Поэтому многоязычные документы настраиваются один раз и работают на RU/KK/EN сразу.

​

Своя переменная

Если нужного поля нет среди системных, создайте свою переменную. Это поля из группы «СВОИ ПЕРЕМЕННЫЕ»: их значение сотрудник вводит при создании документа (или они считаются формулой). Как создать. В самом низу панели переменных нажмите «Новая переменная…» и введите название. Система сразу подсказывает похожие системные переменные — чтобы вы не создавали дубль того, что уже есть: Нажмите «Новая переменная…» внизу панели. Введите название (например, «Номер приказа»). Если в подсказке есть подходящая системная переменная — выберите её. Если нет — нажмите «Добавить «Номер приказа»», чтобы создать свою. Откройте её настройки и задайте тип, параметры (Обязательное, Подсказка, По умолчанию) и переводы. Совет: сначала проверьте системные переменные (ДОКУМЕНТ, ЮРЛИЦО, СОТРУДНИК, РУКОВОДСТВО) — большинство реквизитов уже есть и заполняются автоматически. Свои переменные нужны только для того, чего нет в системе.

​

Группы полей

Что это и зачем. Группа полей — это набор переменных, объединённых в один логический блок (например, «Реквизиты приказа» или «Данные сотрудника»). Группу удобно вставлять в документ целиком, в том числе в виде таблицы, и не собирать поля по одному. Группы создаются в блоке «ГРУППЫ ПОЛЕЙ» внизу панели переменных. Кнопка — «Создать группу». Группа из своих переменных («Свои поля») Вкладка «Свои поля» собирает группу из ваших переменных: введите название группы и отметьте галочками нужные переменные. Нажмите «Создать группу». Введите название группы (например, «Реквизиты приказа»). На вкладке «Свои поля» отметьте переменные, которые войдут в группу. Нажмите «Создать группу». Группа из данных сотрудника («Сотрудник») Вкладка «Сотрудник» собирает группу из автозаполняемых полей сотрудника — их не нужно вводить руками, они подтягиваются из карточки человека: «ФИО сотрудника», «Должность сотрудника», «Подразделение сотрудника», «ИИН сотрудника», «Личная почта». Готовая группа Созданная группа появляется в списке «ГРУППЫ ПОЛЕЙ» с тремя действиями: вставить как таблицу, редактировать и удалить. Под названием показаны поля, входящие в группу, и их количество. Готовая группа «Реквизиты приказа» с иконками: вставить таблицей, изменить, удалить Когда применять: группы полей экономят время на документах с повторяющимися блоками реквизитов: создайте «Реквизиты приказа» один раз и вставляйте таблицей в каждый приказ, вместо того чтобы каждый раз собирать поля по отдельности.

​

4. Категории и типы документов

Что это и зачем. Тип документа — «рабочая единица», по которой сотрудники реально создают документы. Тип привязывает шаблон и задаёт, кто может создавать такие документы и какими они будут. Типы сгруппированы в категории — папки верхнего уровня («Приказы по личному составу», «Трудовые договоры» и т. д.). Откройте вкладку «Категории», разверните категорию стрелкой и нажмите «Добавить тип документа». Настройки типа документа (это и есть «настройки документа»):

• Название (обязательно) — как тип называется для сотрудников.
• Шаблон — какой шаблон используется при создании документа этого типа. Здесь шаблон «оживает».
• Доступ — кто может создавать документы этого типа: подразделения, должности, сотрудники.
• Принадлежность (обязательно) — к какому контуру относится тип (например, «Кадровый»).
• Секретный — документы видны только участникам маршрута и по правам доступа.
• Свободный документ — создание загрузкой файла или в редакторе без шаблона.

Подсказка: эти свойства показаны колонками в списке категорий («Принадлежность», «Доступ», «Секретный», «Свободный»). Строка в категории = тип документа с его настройками.

​

Нумерация: откуда берутся номера документов

Номер документа («ТД-26-0011», «26-0001-Л/С») система присваивает сама — по политике нумерации. Настраивается это в «Настройках» → раздел «Автоматизация» → «Нумерация»: отдельно от «Документов», но относится именно к ним. Без политики поле номера останется пустым и заполнять его придётся руками. Список показывает всё сразу: «Применяется к» — на какие типы политика действует, «Маска» — из чего собирается номер, «Следующий номер» — что получит ближайший документ, дальше «Сброс», «Область» и статус публикации. Колонка «Приор.» слева — приоритет: если под документ подходят две политики, сработает та, что выше. Порядок меняется стрелками ± или перетаскиванием строки.

​

Что настраивается внутри политики

• Название — как политика называется в списке.
• Объекты для автонумерации — на что она распространяется. Три ветки: «Документы», «Отсутствия», «Корпоративные документы»; внутри выбираются конкретные типы или «Все типы».
• Маска номера — шаблон самого номера. Под полем стоят кнопки-токены, а ниже «Пример номера» пересчитывается вживую: видно, как будет выглядеть результат, ещё до сохранения.

​

Токены маски

• {SEQ} — порядковый номер как есть: 43.
• {SEQ:4} — тот же номер с нулями до четырёх знаков: 0043. Цифру можно менять.
• {YY} и {YYYY} — год: 26 или 2026.
• {MM} — месяц (07), {Q} — квартал (3).
• {ORG} — код юрлица из его карточки, {DEPT} — код подразделения из его карточки.

Токен {SEQ} обязателен и может встречаться в маске только один раз — иначе номеру некуда расти, и система об этом скажет. Если у юрлица или подразделения не заполнен код, подставлять в {ORG} и {DEPT} нечего: система заранее предупреждает, у кого коды пустые.

​

Счётчик: сброс и область уникальности

• Сброс счётчика — «Не сбрасывать», «Каждый год», «Каждый квартал», «Каждый месяц». При «Каждый год» первый документ января снова получит 0001.
• Область уникальности — «Организация» или «Вся компания», подпись под полем: «Свой счётчик на каждую область». При «Организации» у каждого юрлица своя нумерация, при «Всей компании» счётчик один на всех.
• Следующий номер — выставляется вручную: например, чтобы продолжить с того места, где остановились в старой системе. Меньше текущего поставить нельзя.

Смена сброса или области уникальности начинает отсчёт заново — система предупреждает об этом перед публикацией. Уже выданные номера при этом не меняются.

​

Публикация

Как и другие политики, нумерация работает только опубликованной: статус в правом верхнем углу карточки, там же «Снять с публикации». Снятая политика перестаёт выдавать номера, но у ранее выданных документов номера остаются. Практический порядок: сначала завести типы документов, потом одну политику на группу однотипных документов — приказы, трудовые договоры, корпоративные документы, — а не по одной на каждый тип. Маска и приоритет разведут их между собой.